Il sovraccarico da email: stress reale o percepito?

Il post nasce come ‘ipersintesi’ di un articolo sugli effetti del sovraccarico di email, pubblicato da Barley S. R., Meyerson D. E., Grodal S., “Email as source and symbol of stress”, in Organization Science, vol. 22, n. 4, pp. 887-906, 2011.

Le email sono tra i principali mezzi di comunicazione e come tali generano alcune problematiche. Gli autori dell’articolo usano dati quantitativi e qualitativi per esaminare come i membri di un’organizzazione interpretano la loro esperienza con i nuovi media (email, cellulari, ecc). In questo post proverò a rispondere a tre domande, ripercorrendo i risultati ottenuti dai ricercatori.

Perché le email – in quanto segnalatori tecnologici – generano stress?

L’uso della tecnologia aumenta lo stress perché invade il tempo personale e la vita familiare.
Il tempo da dedicare alle email viene sottratto a quello da dedicare a sé e alla propria sfera privata.
Le email influiscono sullo stress perché aumentano la quantità di lavoro da gestire e il tempo da dedicare ad esso.È necessario dedicare del tempo alla selezione, alla lettura, all’ordinamento e alle rispos

Dalle analisi della letteratura, secondo gli autori, emerge la necessità di tener presenti nelle ricerche, tre parametri fondamentali:

  • Le caratteristiche specifiche della tecnologia: i software di invio e gestione delle email sono dispositivi con molteplici funzionalità d’uso.
  • Le norme sociali e le interpretazioni culturali, che orientano le persone nell’uso delle strumentazioni tecnologiche.
  • I fattori ‘quasi-materiali’: aspetti del contesto, separati dalle caratteristiche oggettive della tecnologia, che le persone trattano come ostacoli oggettivi (es. volume dei messaggi, momento in cui arrivano e distribuzione nelle fasce di tempo).

Cellulare e email: quali sono le differenze percepite?

Il cellulare consente una maggiore flessibilità perché permette di fare chiamate e videoconferenze anche senza trovarsi sul posto di lavoro. Le teleconferenze, inoltre, permettono di fare contemporaneamente altre attività, tra cui paradossalmente anche guardare la posta elettronica (multitasking). Le email invece necessitano innanzitutto di un’operazione di filtraggio, perché non tutte quelle che arrivano effettivamente sono utili (soprattutto in ambito organizzativo); inoltre richiedono più tempo per la lettura e la risposta e non permettono di avere un feedback immediato. Il vantaggio delle email è che offrono la possibilità di rispondere in qualsiasi momento della giornata e solo se è effettivamente necessario.

Ma quindi perché le persone associano lo stress solo alle email?

Il problema delle email consiste nella quantità percepita e non nella quantità oggettiva. Vedere la casella della posta in arrivo piena è stressante perché genera una sensazione di perdita di controllo. Questa si concretizza nella paura di restare indietro nel lavoro o di perdere informazioni importanti. È la stessa paura che blocca le persone nell’utilizzo dei filtri per la posta in arrivo. Teoricamente il vantaggio delle email sta nel fatto che si può rispondere se e quando si vuole; ma in realtà lo studio mette in evidenza che esistono norme culturali che impongono alle persone di rispondere quanto più rapidamente possibile e in ogni momento della giornata (anche di notte). Quando ci troviamo di fronte alla pagina della posta in arrivo non sappiamo come gestire l’enorme quantità di informazioni e ci facciamo prendere dall’ansia. Il fatto di non avere la situazione sotto controllo genera stress, anche se il volume delle email è oggettivamente gestibile.

Possiamo dire quindi che non sono le email a renderci stressati, ma il modo in cui noi le interpretiamo.

Un passo avanti, uno di lato

Lasciamo la sintesi ricavata dall’articolo e chiediamoci: cosa possiamo fare per non essere travolti dalle email?

Possiamo ad esempio non lasciare aperta la connessione o il programma di gestione della posta elettronica. In questo modo non verremmo interrotti da progressivi avvertimenti che ci segnalano la posta in arrivo. Si tratta in fondo di contenere l’invadenza delle mail e di confinare in un tempo dato il trattamento della corrispondenza elettronica.

Possiamo, come fanno molti, procedere nel buttare la posta dopo avere rapidamente controllato l’oggetto e il mittente: quello che non interessa finisce direttamente nel cestino e non ci pensiamo più.

Possiamo inserire dei filtri così da orientare la posta in ingresso e stabilire delle priorità di attenzione. I filtri, con un approccio un po’ meccanico, separano per noi le email superflue e ci mettono a disposizione le sole email che in precedenza abbiamo deciso di considerare.

Una quarta possibilità è effettuare il vaglio manualmente. Dalle caselle di posta in entrata si spostano in una casella di ‘raccolta’ le email che si ritengono poco importanti e si lasciano in evidenza le sole email alle quali si decide che è importante rispondere. Si riduce così il numero di email a cui dare attenzione, si ha la sensazione di controllo, e si alleggerisce il carico di lavoro.

Una domanda…

E voi come gestite il carico di email?

Informazioni su Mariachiara Parisi

Mariachiara Parisi, 23 anni. Laureata a Bari in Scienze e Tecniche psicologiche con indirizzo Psicologia del Lavoro e delle Organizzazioni. Frequenta il secondo anno della laurea magistrale in Psicologia dei processi Sociali, Decisionali e dei Comportamenti Economici presso l’Università degli Studi di Milano Bicocca.
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